Administrador de consorcio debe rendir cuentas, ¿Pero cómo?

El autor analiza la obligación de rendición de cuentas en el marco de la propiedad horizontal, con requisitos y formalidades para el mayor control de los gastos de la propiedad en común

Por Federico Chiesa – Editado por el equipo técnico de Erreius

El código civil y comercial establece que el administrador es el representante legal del consorcio con el carácter de mandatario…”. Por ende, todo aquello que ejecute en el cumplimiento de su mandato deberá entenderse como atribuido al consorcio.

Esas acciones están sujetas a control o contralor. La obligación de todo administrador de rendir -en tiempo y forma- la cuenta documentada de su actividad pasada es probablemente una de las más útiles herramientas para controlar su desempeño.

Aquella persona -en este caso el administrador- que realiza actos jurídicos en el interés de otra que es su mandante -el consorcio en este caso- debe necesariamente explicar en detalle no solo el resultado de la gestión económica-financiera.

Debe además exponer los pormenores de su desarrollo, soportado o demostrado con registros documentales imprescindibles para la debida aprobación; en pocas palabras, de eso se trata rendir cuentas.

¿Cuándo debe el administrador rendir cuentas?

El administrador debe rendir cuentas al término de cada período ordinario anual. Está compelido al cumplimiento desde el momento mismo que acepta el cargo, tiempo a partir del cual así como le genera el derecho a la percepción de sus honorarios y se obliga por la responsabilidad asumida. Aunque es dable aclarar que aún si ejerciera la actividad ad honorem, ello no lo releva de la obligación.

En realidad, si bien la rendición se materializará al final de determinado período (tanto se trate de renovación del mandato o en caso de renuncia o remoción), la actividad de rendir cuentas se debe ir realizando parcialmente día a día.

Es verdad que quien administra en el interés de otro deberá exponer en un momento dado, el resultado económico-financiero de su gestión junto con la explicación pormenorizada de los motivos que han llevado, por ejemplo, a la contratación de determinado proveedor en lugar de otro.

Pero la realidad dicta que la integración de esa rendición final estará conformada de algún modo por rendiciones parciales.

En nuestro caso, cada liquidación mensual de gastos o expensas, además de indicar el manejo de los recursos consorciales, deberá contener por cada concepto erogado su correspondiente factura o recibo oficial imprescindible para tener, oportunamente, por aprobada dicha salida de dinero.

Y si bien la rendición de cuentas no es la mera adición de liquidaciones mensuales, las rendiciones parciales resultan fundamentales para el seguimiento y contralor cotidiano por los consorcistas reunidos en asamblea convocada al efecto.

Principios elementales de la rendición de cuentas

El legislador ha establecido que el administrador de una persona jurídica debe ser leal y diligente sin tener conflicto alguno de intereses con su mandante (conf. art. 159 del código civil y comercial).

También debe mantener fidelidad y reserva. Conforme se afirmó: “La rendición de cuentas del administrador no es solo contable, sino jurídica, en el sentido de que representa dar cuenta de una gestión, que excede el mero estado contable o financiero, para ser algo mucho más integral, como el deber de información, la memoria de lo llevado a cabo en el edificio al fin del ejercicio, el estado de las cobranzas de expensas y otro tipo de ingresos, el detalle de los juicios en que el consorcio sea parte, los reclamos administrativos, el plan de obras o mejoras futuras, etcétera” (Gabás, Alberto A.: “Propiedad horizontal” – Ed. Hammurabi – 2018 – págs. 362/3)

En protección de aquello que le fue encomendado al administrador del consorcio (art. 372, CCyCo.), la forma de demostrar su cumplimiento es mediante la rendición de cuentas de su gestión (art. 1324, CCyCo.) que pesa sobre todo mandatario.

Cómo debe rendirse cuentas

Por empezar, “se entiende por cuenta la descripción de los antecedentes, hechos y resultados pecuniarios de un negocio, aunque consista en un acto singular. Hay rendición de cuentas cuando se las pone en conocimiento de la persona interesada, conforme a lo dispuesto en los artículos siguientes” (artículo 858 del código civil y comercial).

El código civil y comercial es bastante claro en cuanto a que la rendición debe:

  1. ser hecha de modo descriptivo y documentado;
  2. incluir las referencias y explicaciones razonablemente necesarias para su comprensión;
  3. acompañar los comprobantes de los ingresos y de los egresos, excepto que sea de uso no extenderlos;
  4. concordar con los libros que lleve quien las rinda (artículo 859 código civil y comercial).

En otras palabras, el administrador debe demostrar ante los consorcistas -la asamblea en puridad- que ha utilizado los recursos o el dinero de los componentes del ente consorcial del mejor modo posible.

“La rendición de cuentas supone una cuenta formal, con la doble serie de partidas que constituyen el ‘debe’ y el ‘haber’, presentada además con los justificativos del caso y las indicaciones pertinentes, pues aunque no está sometida a fórmulas sacramentales debe sin embargo contener explicaciones claras y precisas de cada negocio, que tornen perfectamente comprensibles los asientos y la razón de los gastos, los ingresos y los resultados de cada operación sobre la base de la documentación acompañada” (“M., C. H. c/M., J. A.” – CNCiv. – Sala A – 19/12/2008)

Que ha tomado las decisiones correctas, gestionando con diligencia y transparencia teniendo en miras siempre el beneficio colectivo por el cual aceptó el cargo ejecutivo.

En la práctica encontramos copropietarios exigentes antes que administradores transparentes. Ahora bien, leyes locales y provinciales han comenzado a establecer importantes recaudos en la gestión del administrador, como en cuanto a las liquidaciones de expensas, extensión de recibos de pago, obligando a todo representante del consorcio al momento de contratar ciertos servicios a que el proveedor se encuentre matriculado en los casos pertinentes (electricistas y gasistas habilitados, etc).

Así, en la CABA la ley 941 (y sus modifs.) o en la Provincia de Buenos Aires la ley 14701 estipulan exigencias que ponen límites cada vez más rígidos en el ejercicio del cargo ejecutivo consorcial.

La rendición contable al consorcio de copropietarios

Los reglamentos de propiedad horizontal determinan casi en su totalidad las fechas en que se producen los cierres de los ejercicios financieros. A partir de allí que debe rendir cuentas cada administrador.

Aun en el hipotético caso de que no exista esa prescripción en determinado estatuto rector, al tratarse de un negocio de ejecución continuada se llevará a cabo al final de cada año calendario art 861, inc. b), del código civil y comercial.

Y si la relación llegare a su conclusión, al momento de la extinción del contrato de mandato [conf. art. 1324, inc. f), CCyCo.

Es decir que la continuidad o no del administrador en su cargo marca una diferencia temporal para el cumplimiento de este débito legal.

Así, en el caso del mandato que se renueva, debería “rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días de la fecha de cierre del ejercicio financiero fijado en el reglamento de propiedad horizontal” [art. 2067, inc. e), CCyCo.].

Por otro lado, si el vínculo entre el consorcio y el representante llegara a su fin, los plazos son otros. Sea que el administrador decida renunciar a su función o que la mayoría reunida en asamblea resolviera su destitución, tendrá 15 días hábiles para hacerlo [conf. art. 2067, inc. j), CCyCo.].

Esta reducción del tiempo no parece irrazonable, ya que en cualquiera de los últimos dos casos, el administrador debe llegar al momento de convocar asamblea no solo con su contabilidad informada sino con su puesta a exhibición a todo aquel consorcista que le interese su revisión previa al acto.

En cuanto a los libros y otros documentos consorciales, fondos y demás bienes comunes, si se mantiene en continuidad, seguirán en poder del representante habida cuenta de que es su natural depositario, situación que cambia por supuesto, ante el caso del corte de dicha relación.

La obligación del administrador de entregar libros del consorcio

Aquí es dable realizar alguna aclaración. Tanto ante la renuncia o la remoción dentro de esos 15 días “debe entregar al consejo de propietarios los activos existentes, libros y documentos del consorcio, y rendir cuentas documentadas”.

Pero el hecho material de entrega de elementos al órgano consejo no implica que rinda cuentas ante él, debido a que no es el receptor de la obligación en cuestión.

Al consejo se le hace dicha entrega pero es a la asamblea a quien se le rinden las cuentas. Claro que, siendo que el Consejo de Propietarios es legal pero no obligatorio (el propio legislador lo dejó claro al estipular que “la asamblea puede designar un consejo integrado por propietarios…” (en la norma del art. 2064, CCyCo.) ocurre muy a menudo que el ente consorcial no cuente con este órgano, razón más que evidente que impedirá aquel traspaso documental en la forma indicada.

Entiendo que ante la falta de Consejo de Propietarios en funciones, el traspaso físico de documentos y bienes propiedad del consorcio debe llevarse a cabo ante el nuevo representante designado, admitiéndose en la práctica que la recepción recaiga en ocasiones en copropietarios designados a ese efecto por decisión de la propia asamblea.

Ello ocurre por ejemplo, en situaciones puntuales en que no se logra la designación de un reemplazante pero para hacer frente a obligaciones básicas e inaplazables del consorcio incluso previo a encontrar otro administrador, autoriza a que determinada persona reciba esos activos existentes, libros y documentos que menciona la norma de fondo.

Aspectos técnicos de la rendición de cuentas

En rigor técnico, las cuentas no están sujetas a la aprobación del Consejo ni del nuevo representante legal del consorcio.

Es la asamblea convocada al tratamiento del punto específico (previa remisión de balances e informes con carácter previo, puesta a disposición de documentación en días y horarios fijos para compulsa de los propietarios, etc.) la encargada de resolver.

Lo que debe resolver la asamblea es si aprobará o rechazará las cuentas documentadas rendidas por quien se ha desempeñado como administrador durante todo el período de ejercicio vencido.

Lo dicho no significa que entre el administrador saliente y el entrante no deba producirse un armonioso traspaso, pero existe un error en creer que la entrega de los libros y bienes incluso de los informes y balances de la gestión supone el cumplimiento de la rendición contable.

Es relativamente común encontrarse con el hecho de que el gestor renunciante o removido considera que ha cumplido su última obligación al trasladar al administrador entrante los libros, recibos y demás registros o archivos, firmándose un documento como comprobante de lo entregado.

El administrador saliente debe brindar una explicación pormenorizada de lo que aconteció durante el tiempo que duró su gestión, tomado desde su última rendición aprobada por asamblea.

Recaudos del informe final de rendición

La obligación se desdobla en una entrega material de cosas de propiedad del consorcio (documentos, fondos, etc) y la presentación de un informe.

El informe puede estar compuesto de diversos documentos, lo que conforma en su unidad es una declaración integral de todas las entradas y salidas de dinero vinculadas a la gestión puntual de un administrador respecto de los intereses comunitarios puestos a su resguardo.

Todo el movimiento económico-financiero que arrojará en definitiva un resultado concreto (que difícilmente arroje una estabilidad a “cero”) será precedido de la exposición de los distintos procesos mediante los cuales se arriba a dicho término.

Toda la presentación del administrador saliente deberá ser examinada y verificada e implicará una toma de decisión por aquellos participantes en la asamblea convocada a ese fin.

Ello sin perjuicio del eventual tratamiento de otros asuntos; pero además de todo lo expuesto, ese informe debe ser entendible para las personas físicas a las cuales va dirigido porque son individuos carentes de conocimientos especiales en la faz jurídica y contable.

En otras palabras, la rendición de cuentas debe resultar de simple comprensión, para que el vecino común se encuentre apto para leer el informe, controlar las diversas partidas y finalmente dar su parecer u opinión acerca de si, a su criterio, la pasada gestión contable del administrador merece ser aprobada o rechazada.

El hecho de un informe más llano en torno a su contenido no solo no le quitará profesionalismo sino que redundará en su finalidad real: propender al control efectivo de la actividad previa desplegada por el administrador consorcial, sea que continúe o no en funciones. Lo que debe quedar claro es la cuestión que al cuentadante no le basta con presentar una planilla con determinado saldo, ni tampoco complejos balances contables que hagan tedioso su real control. Es más una práctica prudente y hasta didáctica; no solo incluirá en el informe general los motivos por los cuales se han tomado determinadas decisiones operativas, sino también las razones por las que no se han tomado ciertas alternativas, sea en la contratación de proveedores, en el direccionamiento de recursos etc.(8) (8) “…la obligación de rendir cuentas no se reduce exclusivamente a exigir un saldo numérico de la gestión encomendada, sino que debe ser acompañada de la información acabada -en forma discriminada e instrumentada- y cuantos datos sean relevantes respecto del negocio o encomiendas llevados a cabo.

Procedimiento judicial y extrajudicial de rendición de cuentas

El mandatario no solo debe detallar ingresos y egresos, sino qué es lo que hizo y y oportunamente, todo se reducirá a la deliberación y resolución de la asamblea; no le compete ni a los propietarios de las unidades funcionales a título individual ni tampoco al consejo de propietarios como ya se ha expuesto.

Y si por alguna razón en la asamblea fuera imposible lograr la conclusión de aprobar el resultado de las cuentas de la gestión, deberá probablemente plantearse la pertinente acción judicial.

Agotada en cualquier caso la instancia previa de la mediación obligatoria, podrá por un lado el consorcio de propietarios demandar al administrador (saliente o no) por el objeto de rendición de cuentas, o bien por el otro lado, habilitará al representante legal consorcial (o ex) al planteo de la especial acción de aprobación contable, ante el comportamiento negativo o dilatorio de la persona jurídica en recepcionar todo aquello que conforma sus cuentas.

En ese orden, los aspectos procesales de la acción judicial de rendición de cuentas son tratados por los artículos 652 a 657 del Código de Procedimiento Civil y Comercial de la Nación y artículos 649 a 654 del Código Ritual de la PBA.

Por último, y en relación con la prescripción de la acción para exigir tanto la rendición de cuentas (por el consorcio) como la aprobación de las mismas (por el administrador), el antiguo plazo decenal del Código velezano se ha visto reducido exactamente a la mitad (5 años por imperio del plazo genérico del art. 2560, CCyCo.).

Una versión completa de esta nota puede leerse en Erreius bajo el título “ALGUNAS NOTAS DISTINTIVAS DE LA OBLIGACIÓN DE RENDIR CUENTA DOCUMENTADA DE LA GESTIÓN DEL ADMINISTRADOR DE CONSORCIO”

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