Qué es el certificado notarial remoto y cómo usarlo
Hay herramientas digitales para dar seguridad jurídica a los actos y contratos
En esta nota se explica cómo usar esta herramienta que tiene a disposición el usuario para certificar y garantizar la validez y seguridad de un acto jurídico, que puede ser por ejemplo un contrato u otro.
Certificado Notarial Remoto: la herramienta para dar seguridad a los actos a distancia
El aislamiento social obligatorio generó numerosos problemas en la vida cotidiana. Impidió a muchísima gente trabajar, ver a familiares y amigos o darse abrazos, sino que además complicó trámites, acuerdos y firmas de contrato que, históricamente, se hicieron persona a persona. Pero la tecnología avanza y trae nuevas soluciones.
Ahora, el Colegio de Escribanos de Buenos Aires reglamentó el Certificado Notarial Remoto: esto permite a la comunidad que requiera los servicios de un escribano la certificación de determinados hechos de manera remota, por medios audiovisuales, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y tantas otras herramientas de videollamada que se masificaron en estos días de pandemia.
Por medio de este procedimiento, una persona puede firmar un documento a la vista de un notario que certifique el acto que ve y oye desde la pantalla de su computadora, su teléfono o su dispositivo de preferencia.
Los pasos a seguir
Para que el Certificado Notarial Remoto tenga eficacia, debe existir una comunicación por videollamada entre el escribano y el requirente
El primero puede arbitrar todos los medios a su alcance para verificar la identidad del segundo –que debe exhibir su documento físico y describir su contenido- y también grabar la videoconferencia para conservarla como archivo, siempre que el requirente dé su conformidad.
Durante el acto, la persona puede, entre otras acciones, firmar un documento, escanearlo y enviarlo en formato que puedan convertirse a PDF, junto con la copia de su DNI.
Con todo esto, el escribano confecciona el certificado con las constancias requeridas, al cual adjunta el documento escaneado que le enviará al solicitante. Por último, el instrumento original firmado por el requirente se agrega a la foja de actuación extraprotocolar y este certificado vale para probar la firma.
Un paréntesis: en los instrumentos privados y particulares rige la libertad de formas. Es decir, las partes pueden elegir la forma que crean conveniente, claro que hay ciertas limitaciones (por ejemplo para inmuebles se precisa una escritura).
Esto significa, por ejemplo, que la firma se puede realizar cualquier día –hábil o no- y en cualquier horario, que no hace falta consignar lugar, fecha de otorgamiento, nombre o domicilio de las partes, que no tiene que estar escrito en un idioma en particular, que las cantidades pueden estar escritas en letras o en números…
Entre tanta laxitud, hay una excepción: la exigencia de la firma. La firma no es una inicial, ni un signo cualquiera, sino la escritura del nombre u apellido de la persona, con un trazo distintivo que conocemos como firma o autógrafo.
Por eso es tan importante que se asegure de alguna manera que la firma fue puesta a distancia en épocas de cuarentenas y distanciamientos.
Qué instrumentos abarca el certificado notarial remoto
El aislamiento, dijimos, no puede detener la vida. Todavía existen parejas que necesitan hacer un inventario de bienes antes de casarse para encarar un eventual futuro divorcio con tranquilidad y bajo nivel de roce.
O ex socios en un fondo de comercio que necesiten dividir su capital. U operaciones de compra y venta que requieren de la firma de un boleto. O personas que necesitan renovar su contrato de alquiler o encarar una reforma en su casa con un contratista.
La buena noticia: el Certificado Notarial Remoto no tiene restricciones y permite certificar prácticamente cualquier instrumento privado que no necesite legalmente la certificación notarial de la firma, ya que no la sustituye.
El certificado notarial remoto también sirve como herramienta eficaz para probar de otra manera la autenticidad de la firma en juicio.
Algunos cuestionamientos al certificado notarial remoto y posibles soluciones
Se plantearon algunos cuestionamientos respecto de esta nueva herramienta, pero no representan un obstáculo firme para su implementación ni para su éxito.
El Certificado Notarial Remoto no equivale al reconocimiento de firma realizado por la certificación de firma presencial, pero constituye una prueba autorizada que difícilmente pueda ser cuestionada con liviandad.
Es una demostración experta de lo que sucede frente al notario, quien da fe de ello, y contribuye a dar certeza a las relaciones jurídicas.
Otra duda que se planteó fue la de que el documento que el notario certificó a la distancia carece de fecha cierta. Sin embargo, es el certificado que realiza el escribano y no el documento el que sí tiene fecha cierta y goza así de eficacia probatoria.
El certificado notarial y la nueva normalidad, ¿Después del coronavirus?
Incluso después de que el coronavirus se haya convertido en historia, existen numerosas hipótesis en las que por cuestiones de tiempo, de urgencia o de circunstancias, alguien no pueda trasladarse para firmar un acuerdo.
El Certificado Notarial Remoto es en ese sentido un camino que recién comienza, ya que se está trabajando para darle mayor seguridad en cuanto a la plataforma utilizada y a la identificación del requirente.
Nació en el marco de una emergencia, pero seguramente, dada su flexibilidad y la aceleración hacia el universo digital que experimentaron todas las disciplinas desde que estalló la pandemia de la COVID-19, seguirá vigente como un mecanismo de acreditación de firmas en el futuro.
Esta herramienta como muchas otras de trabajo a distancia seguramente podrá tornar más eficientes las transacciones, sin resignar a la vez seguridad jurídica.
Con la colaboración de Walter Duer
Este artículo fue posible gracias a la asistencia del Colegio de Escribanos de la Ciudad de Buenos Aires. Se trata de un texto de contenido general que no debería ser considerado como asesoramiento legal.