El legal design, un caso de aplicación en una empresa local e internacional

Un análisis interno llevó al equipo legal de la empresa Natura a transformar sus documentos comerciales en herramientas claras y accesibles, facilitando así la tarea diaria. Lenguaje Claro

Ultima actualización Jul 23, 2024

El equipo respondió algunas preguntas de Derecho En Zapatillas, ordenado en forma de tabla. Desde la compañía nos respondieron estas inquietudes sobre el proceso y el resultado. Respondio el abogado Guillermo Grela quien coordinó la información y a quien también agradecemos.

¿Cómo pensaron la idea de armar documentos simples, en lenguaje claro? Si tuvieron alguna inspiración o necesidad, alguna historia o caso.	– Esta idea surge a raíz de un análisis que se hizo a la interna del equipo legal Hispana, sobre qué cosas podríamos hacer o mejorar para generar un valor de negocio a cada operación de la región. Es por ello, que se tomó la decisión de generar un documento legal que genere atracción y facilite el registro de nuevas Consultoras de Belleza, ya que el actual documento que formaliza la relación comercial tenía una alta densidad de palabras y su entendimiento era complejo, convirtiéndose así en una “barrera de entrada” para una nueva Consultora de Belleza. Con la mejora de este documento, no solo dejó de ser un obstáculo, sino que se convirtió en una herramienta comercial de fácil entendimiento que coloca a la Consultora de Belleza en una posición con mayor conocimiento del negocio que está emprendiendo desde el inicio de su relación comercial con la compañía.
Cuáles fueron los obstáculos para implementar este proyecto y cómo lograron superarlos, supongo que implica también un cambio cultural gradual	Los principales obstáculos que experimentamos en este proyecto fueron: Poder transmitir a las áreas involucradas (fundamentales en este proceso) la importancia del proyecto y la entrega de la información comercial relevante para construir un documento cercano a la realidad de nuestros principales clientes (Consultoras)y a sus necesidades. Lo resolvimos generando espacios de conversación con las referidas áreas, evidenciando en conjunto los dolores y buscando soluciones adecuadas y proyectadas a un modelo comercial combinado, pues el momento coincide con el proceso de integración de los modelos comerciales de Natura y Avon en países como Chile, Perú y Colombia. Otro desafío que tuvimos fue trabajar en la definición de los conceptos claves en la relación comercial con las Consultoras, debido a que en el momento en que trabajamos el proyecto aún se mantenían vigentes dos modelos de negocios paralelos, que si bien tenían la misma esencia, presentaban importantes diferencias en su estructura y organización. Este desafío lo superamos identificando los elementos comunes y los objetivos buscados con la integración de los modelos comerciales, para luego convenir con las áreas afines los conceptos finales. Poder plasmar en el documento co-creado lineamientos jurídicos esenciales en términos simples, comprensibles y cercanos al público sin que estos desnaturalizaran el carácter jurídico del mismo o dieran lugar a interpretaciones equivocadas. Esta simplificación en el lenguaje la logramos escuchando activamente a los distintos públicos de interés que se relacionan con el documento (principalmente a las Consultoras independientes), a las áreas involucradas, las recomendaciones del proveedor y nuestra experiencia como abogados in house cercanos al negocio. Fue un verdadero proceso de resignificación del documento.
Si pueden contar cómo fue el proceso, y quizás alguna historia concreta	Enfocándonos en los comportamientos prioritarios de NATURA estructuramos, en compañía de nuestro aliado “Háptica”, un plan de trabajo que involucró, además del equipo legal, otras áreas del negocio (nuestros stakeholders internos) para identificar los problemas comunes que surgían de la aplicación del contrato y de manera conjunta rediseñarlo como una herramienta integral. Este proyecto tuvo cuatro fases: (1) diagnóstica; (2) interpretativa; (3) de co-creación; y (4) especificación. Este proceso nos permitió conocer a profundidad nuestro “Contrato de Registro de Consultoras de Belleza” desde su densidad visual, promedio de palabras por frase, tiempo de lectura, hasta como lo percibieron nuestras Consultoras de Belleza al momento de su registro. A partir de ello, generamos reuniones regulares y talleres multitarea en las que tomamos decisiones de diseño (cuidando nuestra imagen y lineamientos de marca), decisiones de escritura (nos aseguramos de evitar jerga legal innecesaria) y discutimos las necesidades y sugerencias de cada equipo involucrado, para finalmente resignificar nuestro “Contrato de Incorporación” como una herramienta comercial y estratégica, en donde el contrato comercial sigue siendo legalmente sólido, pero se simplifica su lenguaje y mejora la experiencia de las Consultoras de Belleza. Algo curioso que compartir es que, durante el proceso de construcción del nuevo documento recibimos observaciones de áreas supuestamente más flexibles e innovadoras que la nuestra, cuestionando la validez del documento. En ese momento, tuvimos que tener la precaución de explicar el trasfondo de la estrategia y los argumentos que soportan a la validez jurídica del documento. Conclusión, el Legal Design Thinking no sólo resulta disruptivo para nosotros los abogados, sino también para el resto de las áreas (aun para aquellas más innovadoras de la compañía). Pero, en definitiva, fue una iniciativa altamente valorada por el negocio.
Qué desafíos a futuro existen y hacia dónde vamos	En cuanto a la herramienta del Legal Design, ya hemos aplicado la misma para los contratos con Consultoras en Chile, Perú y Colombia, mientras que ahora estamos trabajando para hacerlo en Ecuador, y prontamente lo haremos en Argentina y México. Estamos convencidos que es una manera de transformar un documento jurídico en una herramienta de atracción comercial, sin perder por ello la validez jurídica; además, muestra verdadero interés porque las Consultoras (a quienes el documento está dirigido) comprenda el contenido del mismo, siendo empáticos y transparentes con ellas. Más allá de esta herramienta, siempre estamos en búsqueda de oportunidades para innovar y simplificar nuestras tareas, buscando ser más productivos y continuar agregando valor al negocio. Y si bien la tecnología ofrece oportunidades magníficas (más aún con la irrupción de la Inteligencia Artificial Generativa), creemos que la innovación no necesariamente depende de la tecnología; podemos encontrar buenas oportunidades en la revisión de procesos y en cuestionar la manera como venimos haciendo las cosas, siempre alentados por un espíritu de curiosidad y apertura a lo nuevo. Finalmente, quisiera aprovechar la oportunidad para agradecer a los equipos de Chile, Colombia y Perú ( muy especialmente a Camila Pérez, Paola Gutierrez y Luis Felipe Barrera), quienes abrazaron la iniciativa y con mucho trabajo y entusiasmo aseguraron una excelente implementación.