Actas societarias a distancia, asamblea y reunión de directorio en forma virtual

Cómo hacer un acta de sociedad comercial “a distancia” o “virtuales”. Análisis de la normativa y de la ley general de sociedades. Modelos prácticos de actas virtuales. Cómo comunicar y redactar un acta de reunión virtual para la sociedad comercial, sociedad anónima, SAS, SRL, y otras.

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Por Sebastián Ferreyra Romea *

Las medidas de aislamiento social dispuestas por el gobierno para combatir la pandemia han generado la necesidad de emitir nuevas regulaciones para modernizar las sociedades comerciales y realizar las reuniones de asamblea y directorio en forma virtual.

Nos referimos a la introducción de las reuniones virtuales o a distancia instauradas por la Inspección General de Justicia (“IGJ”) con relación a las sociedades comerciales inscriptas en la Ciudad de Buenos Aires (“CABA). La medida legal constituye un avance pero no está exenta de desafíos.

En el presente trabajo intentaré aportar, en primer lugar, una mirada práctica sobre la Resolución General de la Inspección General de Justicia (RG IGJ) 11/2020, para luego enfocar en sugerencias operativas para limitar potenciales cuestionamientos.

 

Actas societarias a distancia, asamblea y reunión de directorio en forma virtual

Primero veamos y analicemos las normas aplicables a las actas de directorio y asamblea virtual, cuando en una sociedad por efecto de la cuarentena y aislamiento no pueden hacerse presenciales.

 

Resolución IGJ y normativa aplicable a las reuniones de sociedades a distancia, acta virtual

Hace poco más de un mes, el 27 de marzo, se publicaba en el Boletín Oficial (“BO”) la Resolución General IGJ 11/2020 (“RG 11/2020”) que habilita a las sociedades comerciales constituidas en CABA a que sus órganos de administración o gobierno celebren reuniones “virtuales” o “a distancia”.

La medida tomó impulso por la imposibilidad de celebrar reuniones societarias “presenciales” debido al distanciamiento social dispuesto por el gobierno para combatir el Covid-19.

Puntualmente, la RG 11/2020 establece que el estatuto de las sociedades comerciales debe prever la posibilidad de celebrar reuniones “a distancia” garantizando lo siguientes requisitos:

(i) libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones;

(ii) posibilidad de participar de la reunión a distancia mediante plataformas que permitan la transmisión en simultáneo de audio y video;

(iii) participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización, en su caso;

(iv) que la reunión celebrada de este modo sea grabada en soporte digital;

(v) que el representante conserve una copia en soporte digital de la reunión por 5 años, y mantenerla a disposición del socio que la solicite;

(vi) que la reunión celebrada sea transcripta en el correspondiente libro social, dejándose constancia de las personasque participaron y estar suscriptas por el representante social.

(vii) que en la convocatoria se informe claramente cuál es el medio de comunicación elegido y cómo acceder a la reunión.

En los hechos, la condición de que el estatuto debe prever esta nueva modalidad no impide que en lo inmediato las empresas que no reúnan este requisito puedan celebrar reuniones virtuales.

 

La previsión del estatuto para reuniones virtuales

En efecto, mientras se mantenga la prohibición, limitación o restricción de la libre circulación de las personas, las sociedades pueden celebrar reuniones “a distancia” o “virtuales” sin necesidad de preverlas en el estatuto (art. 3), en tanto y en cuanto sean celebradas conforme los recaudos mencionados.

La RG IGJ 11/2020 representa un gran avance en materia societaria, porque permite una mayor flexibilidad operativa, posibilita la utilización de recursos tecnológicos y reduce costos financieros. Tres conceptos que son muy bienvenidos en el contexto de crisis económica que atravesamos.

Adicionalmente, el “timing” de la medida fue ideal ya que, de lo contrario, las sociedades no hubiesen podido aprobar a tiempo sus estados contables cerrados al 31 de diciembre del año pasado.

Eso hubiese dificultado que las empresas organicen adecuadamente sus planes de negocios y su situación patrimonial de cara al futuro, impactando (entre otros aspectos) sobre la capacidad de repartir dividendos o de adoptar medidas para subsanar un escenario de pérdidas acumuladas o de patrimonio neto negativo.

 

Consideraciones prácticas y legales acerca de las reuniones a distancia en sociedades

Las reuniones “a distancia” o “virtuales” involucran la utilización de medios que permiten la comunicación simultánea entre participantes para que estos puedan acceder a la reunión y participar plenamente de ella.

Así, la RG IGJ 11/2020 representa una modificación del “medio” a través del cual las sociedades sesionan y adoptan sus resoluciones sociales.

Esta medida constituye la única vía posible para garantizar la continuidad operativa de los órganos sociales en el contexto de esta crisis. Por este motivo, los accionistas no podrían oponerse razonablemente a la celebración de reuniones sociales bajo esta nueva modalidad.

Dicho esto, las derivaciones legales del uso de este tipo de reuniones pueden ser muchas y no están exentas de recibir posibles cuestionamientos legales.

Es que no se puede desconocer que esta nueva mecánica podría ampliar el universo de accionistas activos, al otorgar -en principio- más accesibilidad para que cualquier accionista asista a la reunión virtual (incluso aquellos minoritarios que nunca han tenido interés suficiente para asistir a las reuniones presenciales).

En este contexto, vale recordar que “el diablo está en el detalle”. Entonces, si el “medio virtual” utilizado por la sociedad falla en su ejecución, la resolución social resultante va a adolecer de vicios graves que la harán pasible de ser impugnada de nulidad (art. 251, Ley General de Sociedades).

 

Potenciales conflictos societarios en reuniones virtuales

En ciertos casos, puede originarse un conflicto societario y a acciones sociales e individuales de responsabilidad contra el management de la compañía. En resumen, una mala o defectuosa ejecución de esta medida podría representar el comienzo de una paralización operativa en la toma de decisiones de la empresa.

Sin lugar a dudas, el mayor desafío de la RG IGJ 11/2020 es que los “medios virtuales” garanticen adecuadamente la protección del interés particular del accionista, y que no restrinjan sus derechos de acceder, participar y votar en las reuniones sociales.

Los lineamientos establecidos en el artículo 1 de la RG IGJ 11/2020 son claros y operativos para cualquier compañía, y a priori parecerían ser de fácil implementación.

La elección del medio virtual (sistema de videollamadas “Zoom meetings”, “Hangouts Meet” u otra) no es menor, más aún en el contexto de los recientes problemas de seguridad informática observados en algunas plataformas.

Pero el tema no se agota allí, y debe ir acompañado de una serie de precauciones practico-legales en torno a la adecuada y transparente comunicación con los accionistas, directores y síndicos, que otorguen previsibilidad, seriedad y garantías en cuanto al desarrollo de este tipo de reuniones sociales.

 

Cómo comunicar y redactar un acta de reunión virtual para la sociedad

Además de la comunicación antedicha, serán elementos fundamentales la suficiencia de las actas de convocatoria a asamblea, de reunión de directorio y de asamblea, su adecuada divulgación, y una correcta implementación operativa de la mecánica virtual.

Para esto es importante considerar las grabaciones en soporte digital, conservación de registros digitales y su posterior accesibilidad, transcripción del acta a libros sociales, etc, conforme lo establece el artículo 1 de la RG IGJ 11/2020.

Una consideración importante con relación a la comunicación a asamblea viene dada por la situación legal de la sociedad que convocó bajo la mecánica presencial a comienzos de marzo, para celebrar la asamblea (sin saberlo) durante las medidas de aislamiento social.

Por razones de público conocimiento, la asamblea tal como fue convocada no podría desarrollarse sin infringir normativa de orden público.

En este contexto, entendemos que el mejor resguardo del interés del accionista y de la seguridad jurídica necesaria en el ámbito de la toma de decisiones asamblearias, exigen un análisis caso a caso bajo el entendido de que:

  1. se debe notificar a los accionistas de forma fehaciente respecto del cambio de la modalidad de reunión,
  2. comunicarlo oficialmente por medio de un edicto rectificatorio en el BO y en cualquier otro medio de comunicación que la empresa suela divulgar información no confidencial a los accionistas, directores, síndicos y al público en general (por ejemplo, website o redes sociales).

Adicionalmente, las mejores prácticas empresarias en materia societaria hacen recomendable el dictado, la aprobación social y la posterior publicación de un Reglamento de Funcionamiento Interno del Directorio y Asamblea sobre reuniones virtuales.

 

 

Comunicación y publicidad de la reunión virtual

Dicho documento que comunique la reunión virtual de la sociedad debiera incluir lineamientos donde los accionistas, directores y síndicos puedan conocer

(i) los plazos y procedimientos de convocatoria,

(ii) el medio virtual que será utilizado y cómo acceder al mismo,

(iii) cómo comunicar a la sociedad su asistencia a la reunión,

(iv) modo de cálculo del quórum, mayorías y de determinación del temario de la reunión,

(v) procedimiento operativo para el desarrollo de la reunión (por ejemplo, orden de exposición, formulación de preguntas, proceder frente a interrupciones informáticas, mala conexión o eventos de “Zoombombing”), mecanismo de grabación y de conservación de los registros digitales,

(vi) procedimientos y plazos para la emisión, comunicación y validación de las actas de reunión, transcripción a libros sociales, firma por los participantes, y consulta de los registros digitales

Todavía existe mucha incertidumbre sobre el desarrollo de la pandemia y sobre la eventual fecha en la cual las medidas de aislamiento social serían levantadas. Resulta entonces recomendable que las empresas que no prevean las reuniones virtuales en sus estatutos, identifiquen este pendiente como un asunto importante a realizar en el corto plazo ante la IGJ.

 

Avances en las reuniones virtuales, conclusiones preliminares

Las reuniones virtuales o a distancia en las sociedades comerciales constituidas en el ámbito de la CABA representan un gran avance en materia societaria, que llegó para quedarse.

No caben dudas de que la pandemia precipitó la adopción y utilización de estos mecanismos tecnológicos a nivel societario, y que en el futuro cercano esta nueva modalidad de reunión será de muchísima utilidad.

Entonces, las sociedades que no prevean este mecanismo en sus estatutos deberán incluirlo para poder utilizarlo una vez finalizadas las medidas de aislamiento.

A efectos de limitar cualquier tipo de cuestionamiento por parte de un abanico amplio de accionistas con posible interés en asistir a la asamblea virtual, se deberán tomar resguardos legales para que esta nueva modalidad virtual no ponga en riesgo los derechos de los accionistas.

Esto hace recomendable establecer un procedimiento escrito y transparente a nivel societario, y reglas de funcionamiento interno en la compañía que otorguen previsibilidad y seriedad a este tipo de reuniones.

 

Modelos de actas de asamblea y directorios virtuales

 

ACTA DE DIRECTORIO: En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, a los XX días de XX de 2020 siendo las XX horas se reúnen por medio del sistema Zoom Video Communications que permite la transmisión simultánea de video y audio los señores directores de XX (la “Sociedad”).

Preside el acto el señor XX en su carácter de presidente del Directorio, y se encuentran presentes los directores titulares y el síndico titular. El Señor Presidente manifiesta que los presentes han consentido expresamente que esta reunión sea celebrada por videoconferencia, atento al estado de emergencia sanitaria declarado por el Decreto de Necesidad y Urgencia N° 297/2020 y sus sucesivas prórrogas.

El Señor Presidente deja constancia que esta reunión se lleva a cabo de acuerdo con [el Reglamento Interno aprobado por la Sociedad / y con las disposiciones de la Resolución General N. 11/2020 de la Inspección General de Justicia], y a tal efecto está siendo grabada en soporte digital, la cual será conservada y estará a disposición de  ….  el señor Presidente declara abierto el acto a fin de considerar el siguiente Orden del Día XX. En consideración al primer punto del Orden del Día: X

Para leer la versión completa del modelo de acta de directorio, y aparte ver el de asamblea virtual, podés entrar a Patreon, con suscripción.

 

Modelo de acta de asamblea virtual

 

Modelo de acta de directorio

 

 

 


* El autor es abogado, se especializa en temas comerciales y corporativos. UBA., Mg Dcho Empresario Universidad Austral. LLM LSE. Chevening Scholar 18/19. Fundador de CompLawLSESU y FerreyraRomea. En Linkedin, y Twitter.

 

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